مفهوم سیستم اطلاعاتی |مبانی نظری و ادبیات تحقیق

مفهوم سیستم اطلاعاتی| تعداد صفحات:۱۸ صفحه| به روز رسانی:۱۴۰۴/۰۱/۲۶

سیستم اطلاعاتی

سیستم های اطلاعاتی استراتژیک یکی از ده موضوع اصلی در حیطه مدیریت سیستم های اطلاعاتی است که مدیران سازمانها و متخصصان سیستمهای اطلاعاتی با آن مواجه هستند.

این رویکرد بسیاری از کسب‌وکارها را به استقرار و استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی ترغیب کرده است. پژوهشگران در تحقیقات متعدد، مخاطرات پیاده‌سازی موفق این سیستم‌ها در سازمان‌ها را بررسی کرده‌اند. محققان این رویکرد را برای درک تأثیر عوامل غیرفنی بر موفقیت استقرار سیستم‌های اطلاعاتی توسعه دادند و تمرکز اصلی آن بر شناسایی شرایط سازمانی مطلوبی است که اثربخشی سیستم‌های اطلاعاتی را تضمین می‌کند.

از آنجا که طراحی و استقرار یک سیستم اطلاعاتی منابع مالی نسبتا بالایی را میطلبد و سرمایه گذاری و توجه به زیرساختهای فناوری اطلاعات در چندسال اخیر بسیار مورد توجه بوده است. بیتوجهی کسب و کارها به مطالعه و بررسی زمینه ای برای همسو و همراستا کردن زیر ساختهای غیر فنی با روند توسعه فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی ممکن است به هدر رفت منابع سازمان منجر شود(حکیم، ۱۴۰۳: ۱۰۸).

ادامه

در دهه ۱۹۸۰ میلادی دو تغییر اساسی در روش‌های ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی رخ داد. نخست، متخصصان متدولوژی‌های مبتنی بر داده و رویکرد پایگاه داده را معرفی کردند که در آن بر ویژگی‌های ذاتی داده‌های قابل پردازش تأکید داشتند. دوم، جامعه فناوری اطلاعات استفاده از پیش‌نمونه‌سازی را گسترش داد و تلاش کرد فعالیت‌های مختلف چرخه عمر سیستم را مکانیزه کند که این شامل به کارگیری ابزارهایی مانند مهندسی نرمافزار به کمک کامپیوتر می‌شد.

در دهه ۱۹۹۰ میلادی متدولوژی‌های شیءگرا بر دیگر روش‌ها غلبه یافتند و متخصصان مفاهیم شیءگرایی را از برنامه‌نویسی به حوزه‌هایی مانند طراحی و تحلیل سیستم‌ها گسترش دادند. این رویکرد ویژگی‌های منحصر به فردی داشت که مهم‌ترین آن‌ها حذف تمایز سنتی بین داده و فرآیند و در نظر گرفتن سیستم به عنوان مجموعه‌ای از اشیای حاوی اطلاعات بود. این روش مزایای قابل توجهی مانند قابلیت انتقال و استفاده مجدد از نرمافزار، دسترسی به ابزارهای پیشرفته مهندسی نرمافزار، افزایش سرعت و بهبود انسجام سیستم‌ها را به همراه آورد (وطن و همکاران، ۱۴۰۱: ۱۱۴).

 

مفهوم سیستم اطلاعاتی

سیستم اطلاعات حسابداری، سیستمی است که عملیات جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های مالی را طی فرآیندهای حسابداری انجام می‌دهد و پس از پردازش این داده‌ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم‌گیرندگان سازمانی، سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، مدیران را تولید می‌کند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارش‌های هوشمندانه مالی، می‌تواند تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند.

هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان سیستمی پیچیده، مبتنی بر قابلیت‌های فناوری اطلاعات و فرآیندها و روش‌های سنتی و پیشرفته حسابداری است.

سیستم اطلاعاتی حسابداری عهده‌دار وظیفه تبدیل داده‌های اطلاعاتی به گزارش‌های سودمند مالی و ارائه آن‌ها به مدیریت درون سازمانی و مراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم‌گیری است. تبدیل داده‌های اطلاعاتی به گزارش‌های مالی در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در قالب فرآیند جمع‌آوری، طبقه‌بندی، پردازش، تجزیه و تحلیل و انتقال (ارائه اطلاعات) صورت می‌گیرد. سیستم‌های اطلاعات حسابداری همانند سیستم‌های اطلاعاتی، طیف گسترده‌ای از موضوعات را در بر می‌گیرند(قزلباش و همکاران، ۱۴۰۲: ۱۶۴).

مفهوم سیستم اطلاعاتی

در دهه ۱۹۶۰ میلادی، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت برای اولین بار در قالب یک مفهوم مطرح شد سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت به یک سیستم اطلاعاتی گفته می‌شود که وظیفهٔ گردآوری و کنترل داده‌ها و اطلاعات سازمان را بر عهده دارد و از داده‌های مورد نظر برای گرفتن تصمیمات لازم و برنامه‌ریزی در امور سازمان استفاده می‌کند.

در حقیقت، سیستم مدیریت اطلاعات به استفاده از تکنولوژی اطلاعات گفته می‌شود که در فرآیندهای تجاری به کار می‌رود. امروزه، موفقیت شرکت‌های فناوری نظیر فیسبوک، توییتر و اسنپ در سیستم‌های بزرگ اطلاعاتی از دست نرفته است. دیجیتالی شدن، افزایش ظرفیت ذخیره‌سازی و اینترنت باعث افزایش حجم داده‌ها در سازمان‌های مدرن می‌شود.

برای پردازش و استفاده از این داده‌ها و جلوگیری از اطلاعات اضافی، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت معرفی شده‌اند که داده‌های مربوطه را جمع‌آوری، پردازش و تجزیه و تحلیل می‌کنند. امروزه، سازمان‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی برای دستیابی به شش هدف اصلی استفاده می‌کنند: مهارت‌های عملیاتی، محصولات، خدمات و مدل‌های کسب و کار جدید، ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان، بهبود تصمیم‌گیری‌ها، مزیت رقابتی و ادامه حیات سیستم‌های اطلاعاتی معمولاً برای سازمان‌هایی استفاده می‌شوند.

ادامه

که اهداف مورد نظرشان، افزایش فرآیندهای کسب و کار و بهبود زمان‌بندی، دقت و سرعت تحویل اطلاعات است. با وجود سیستم‌های بسیار، یک بنگاه کسب و کار بزرگ و میزان بازگشت بالای کارکنان در چند سال گذشته، آموزش دادن افرادی که از سیستم‌های موجود استفاده کنند و سیستم‌های جدید را یاد بگیرند،

تبدیل به یک چالش اصلی شده است. به وضوح می‌توان مشاهده کرد که بدون آموزش یا هنگامی که آموزش محدود است، کارکنان و مدیران نمی‌توانند از سیستم‌های اطلاعاتی حداکثر استفاده را ببرند(فرنگ و قارلقی، ۱۴۰۳: ۲۱).

سیستم های اطلاعات مدیران ابزاری است که قادر خواهد بود نیازهای اطلاعاتی سازمانها را برآورده کرده و آنها را در رسیدن به اهداف یاری کند سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است.  این سیستم سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای راهنماها و دستورالعملها، مدلهایی برای ،تحلیل برنامه ریزی کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره میگیرد.

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده های محیطی را جمع آوری و داده های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت میکند و سپس آنها را فیلتر سازماندهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه مینماید ابزاری برای مدیران فراهم می آورد که اطلاعات موردنیاز خود را تولید ،نمایند سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه رایانه ای و کاربر ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری فراهم میکند(صادقی و احمدوند، ۱۴۰۱: ۱۷۶).

مفهوم سیستم اطلاعاتی

یکی از مهم‌ترین زیرمجموعه‌های سیستم‌های اطلاعاتی، سیستم اطلاعاتی حسابداری است که به عنوان ابزاری مهم برای تهیه اطلاعات مناسب تصمیم‌گیری‌ها به شمار می‌رود. وظیفه این سیستم، تبدیل داده‌های مالی به اطلاعات مالی است و گزارش‌های مالی سالیانه که در چارچوب مشخصی ارائه می‌شود.

از مهم‌ترین دستاوردهای این سیستم است. اهمیت و تأثیرگذاری این گزارش‌ها سبب شده است که این سیستم بیش از سایر زیرسیستم‌های تشکیل‌دهنده سیستم جامع اطلاعاتی، تحت ذره‌بین کنترل‌ها قرار گیرد.  کمتر سازمانی را می‌توان یافت که از نظام‌های اطلاعاتی استقرار یافته بر مبنای این فناوری نوین بهره نبرده باشد.

وقتی سیستم اطلاعات حسابداری به خوبی کار کند، منبعی از اطلاعات با کیفیت را برای فعالیت تجاری یک سازمان فراهم می‌کند که موجب رشد و کارآمدی عملکرد سازمان می‌شود. سیستم اطلاعاتی حسابداری به عنوان سیستم اطلاعاتی اصلی سازمان، اطلاعات لازم برای برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و کنترل را تأمین می‌کند. خروجی این نوع سیستم اطلاعات به‌موقع، مرتبط و قابل‌اتکا است که موقعیت رقابتی و کیفیت تصمیم‌گیری مدیران در طراحی، اجرا و ارزیابی استراتژی‌های سازمان را ارتقاء می‌بخشد(رخشانی و همکاران، ۱۴۰۰: ۱۷۵).

ادامه

سیستم‌های اطلاعاتی امروزه به یکی از مهم‌ترین مزیت‌های رقابتی سازمان‌ها تبدیل شده‌اند. معلمان و نظام آموزش و پرورش با پذیرش این سیستم‌ها، نقش کلیدی در تطابق با یادگیری الکترونیکی ایفا کرده‌اند. سازمان‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی عمدتاً برای حل مسائل و اتخاذ تصمیم‌های مناسب استفاده می‌کنند. پژوهش‌های متعددی نشان می‌دهند که اکثر این سیستم‌ها بر پایه فناوری کامپیوتر طراحی و اجرا شده‌اند.

سیستم اطلاعاتی در زمینه تهیه اطلاعات سازمانهای مختلف به علل متعددی نظیر عدم استفاده از کامپیوتر به وسیله ،کارکنان فقدان دانش کامپیوتری ،کارکنان تأکید نادرست بر روی سیستم کامپیوتری، موفقیت نسبتاً پایینی داشته است.

از سویی دیگر نیز، با توجه به شرایط ویروس کرونا از یکسو و هزینه بالای حضور سیستم های اطلاعاتی در سازمانهای مختلف خدماتی و آموزشی دست اندرکاران و مجریان همواره متمایل بوده اند که موفقیت چنین سرمایه گذاریهایی را ارزیابی و به گونه ای بسنجند که در این میان آمادگی افراد به جهت پذیرش سیستمهای اطلاعاتی، نقش بسزایی دارد(صمیمی و ملازهی کهن، ۱۴۰۱: ۱۴۳).

ادامه

از این رو، سازمان‌ها با اختصاص بودجه و منابع انسانی قابل توجه، تلاش می‌کنند که از طریق توسعه و تقویت سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری کارآمد و انعطاف‌پذیر، ضمن کمک به اجرای اثربخش و کارآمد عملیات حسابداری، مدیریت را در تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل سازمان یاری نمایند.

در رابطه با اهمیت سیستم اطلاعات حسابداری، آن را واسطه و رابطی می‌دانند که از طریق آن مؤلفه‌های تصمیم‌گیری، اهداف، مفاهیم و نمادها، رفتار سازمانی را تحت تأثیر قرار می‌دهند. در واقع، سیستم اطلاعات حسابداری اطلاعاتی درباره پیشامدهای اقتصادی فراهم نموده و تصمیم‌گیرنده را در برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل سازمان یاری می‌رساند. (رخشانی و همکاران، ۱۴۰۰: ۱۷۵).

ارزش و اهمیت اطلاعات برای تصمیم‌گیرندگان در ادبیات به خوبی تثبیت شده است. بسیاری از سازمان‌ها در تلاش برای توسعه سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه با کیفیت بالا به منظور کمک به مدیران و تصمیم‌گیرندگان برای انجام مؤثر وظایف خود و تصمیم‌گیری آگاهانه هستند. سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه با کیفیت بالا معمولاً به عنوان سیستم‌هایی تعریف می‌شوند.

ادامه

جمع‌آوری، تجمع، ذخیره‌سازی و دسترسی به داده‌ها و اطلاعات از توابع مختلف مانند حسابداری، فروش، بازاریابی و عملیات را تسهیل می‌کنند. اگر چنین سیستم‌های اطلاعاتی در زمان واقعی به‌روز شوند، ارتباط و سودمندی داده‌ها و اطلاعات با افزایش قابلیت مشاهده فرآیندهای سازمانی و منابع مصرفی بیشتر افزایش خواهد یافت.

سیستم‌های اطلاعاتی با کیفیت بالا می‌توانند پذیرش شیوه‌های جدید حسابداری مدیریت، از جمله شیوه‌های حسابداری مدیریت استراتژیک را تسهیل و تشویق کنند. در مقابل، سیستم‌های اطلاعاتی با کیفیت بالا ممکن است مانع از اتخاذ شیوه‌های جدید حسابداری مدیریت، از جمله حسابداری مدیریت استراتژیک شوند.

این تأثیر منفی بالقوه را می‌توان به دو عامل نسبت داد. اطلاعات حسابداری تنها یک بعد از سیستم‌های اطلاعاتی گسترده‌تر را نشان می‌دهد که فراتر از اطلاعات مالی ممکن است شامل اطلاعات فیزیکی و غیرمالی از عملکردهای دیگر مانند بازاریابی، فروش، تدارکات، مدیریت یا عملیات نیز باشد. اطلاعات فیزیکی و غیرمالی به طور فزاینده‌ای با هزینه و سایر اطلاعات مالی ترکیب می‌شوند تا جایی که برخی از مدیران دومی را کنار گذاشته و بیشتر بر اولی برای اتخاذ تصمیمات عملیاتی و تا حدی تصمیمات استراتژیک تکیه می‌کنند.(شیخعلی شاهی و نخعی، ۱۴۰۰: ۷).

ادامه

سیستم هایی هستند که منابع را از داخل و خارج از سازمان جمع آوری و ذخیره می نمایند و این امکان را برای مدیران فراهم می کنند که تصمیماتی بهینه و به هنگام اتخاذ نمایند.  در بر گیرنده اطلاعاتی مربوط به افراد مهم، مکان ها و موضوعاتی در درون سازمان یا در محیطی که آن را احاطه کرده، می باشند.

سیستم های اطلاعاتی عبارتند از یک مجموعه از اجزای مرتبط به هم که برای جمع آوری، پردازش، ذخیره و توزیع اطلاعات به منظور حمایت از تصمیم گیری، هماهنگی، کنترل و تجزیه و تحلیل مسائل در یک سازمان، کنار هم کار می کنند. یک سیستم اطلاعاتی عبارت است از ابزاری برای جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات برای یک هدف خاص به مانند سایر سیستم ها، سیستم های اطلاعاتی شامل ورودی (داده، دستور العمل) و خروجی (گزارش، محاسبه) است.

ادامه

برای پردازش ورودی ها از فناوری های مختلف مثل کامپیوترهای شخصی استفاده می کنند و همچنین خروجی های حاصله از طریق شبکه های الکترونیکی در اختیار کاربران قرار می گیرد. در این فرایند از یک ساز و کار کنترلی به نام بازخورد استفاده می شود . بنابراین سیستم های اطلاعاتی از نظر فنی به مجموعه پدیده های مربوط به یکدیگر که وظیفه جمع آوری، بازپروری، پردازش، ذخیره و توزیع و مدیریت اطلاعات را به عهده دارد و از ابزارهای اطلاعات و ارتباطات استفاده می کند تعریف شده است(نوشین فرد و همکاران،۱۴۰۰: ۱۱۵).

عبارتند از گردآوری، ذخیره کردن و سازماندهی اطلاعات بر روی ابزارها و فناوری‌های موجود. تمام جنبه‌های مدیریت دوران جدید به طور عمده‌ای برای بقای خود به اطلاعات نیاز دارند. امروزه بدون اطلاعات هیچ پیشرفتی حاصل نمی‌شود و به طور عمومی عقیده بر این است که اطلاعات برابر قدرت است و هر که به آن دسترسی دارد قدرتمند است.

شرایط و محیط در حال تغییر، نیاز به ابعاد مناسبی از اطلاعات در سطوح مختلف مدیریت را به ضرورت تبدیل کرده است، یک مفهوم سیستم اطلاعاتی مجموعه‌ای از اجزاء است که به جمع‌آوری، پردازش، ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات می‌پردازد و این اطلاعات را با هدف تصمیم سازی، کنترل و تجزیه و تحلیل به مدیریت و دیگر زیر مجموعه‌های سازمان می‌رساند  (کردی و ترکمن، ۱۳۹۵: ۱۸).

ادامه

اطلاعات یکی از منابع اصلی و با ارزش مدیران یک سازمان می‌باشد. همانطور که منابع انسانی، مواد اولیه و یا امور مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند، لیکن اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای است.

هر چه حجم و پیچیدگی عملیات وسیع‌تر می‌شود اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. اگر اطلاعات را بعنوان یک منبع در نظر بگیریم، پس مانند دیگر منابع نیاز به اداره شدن دارد. مدیر دپارتمان اطلاعات در یک سازمان مسئول تهیه داده‌های خام و پردازش آنها به صورت اطلاعات قابل استفاده می‌باشد. این مدیر باید مطمئن شود افراد مورد نظر سازمان، اطلاعات را به نحو مطلوب و در زمان مناسب دریافت کرده و در فرایند مدیریت بکار برده‌اند (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۴).

سیستم اطلاعاتی از جمله فناوری‌های مورد استفاده در جوامع امروزی می‌باشند. هر علمی برای پیشرفت باید به این فناوری آشنایی داشته باشد تا بتواند در جامعه پیشرفت بکند. علم مدیریت هم از این قاعده مستثنی نیست.

مدیران برای اینکه بتوانند تصمیم‌های سازنده‌ای برای بهبود نظام کاری خود اتخاذ کنند باید با این فناوری‌ها، اطلاعات خود را به روز کنند تا بتوانند پیشرفت داشته باشند. مفهوم سیستم اطلاعاتی همان استفاده از فناوری رایانه‌ای می‌باشد. بکارگیری این سیستم در کنار سختی و هزینه‌های آن می‌تواند به مدیران کمک کند تا با صرف زمان اندک اطلاعات دقیق‌تر و بهتری به دست آورند.

ادامه

سیستم‌های اطلاعاتی استفاده از رایانه را الزامی می‌کنند و حجم زیادی از اطلاعات را به‌صورت داده دریافت و دستورالعمل‌های لازم بر روی اطلاعات را پردازش کرده و در نهایت ستاده تحویل می‌دهند.بنابراین مدیریت نیازهای اطلاعاتی مدیران در طول تصمیمات روزمره را تأمین می‌نمایند. این مولفه مدیریت در واقع، به کار گیری بامطالعه سیستماتیک مفهوم سیستم اطلاعاتی در سازمان جهت پشتیبانی از عملکرد، وظایف مدیریت و تصمیم گیری است.

به طور کلی سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه و مبتنی بر رایانه است که برای پشتیبانی از تصمیم‌ها، مدیریت و عملیات، اطلاعاتی را فراهم می‌سازند. هدف سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم‌های بازخور اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده‌های جدید به سیستم است.

ادامه

مفهوم سیستم اطلاعاتی مدیریت نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می‌کند، بلکه در تصمیمات تکراری و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می‌دهند و آنها را قادر می‌سازند تا به اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک مؤثری باشد.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌تواند تصاویری از مغایرت‌ها و انحرافات از برنامه‌های تعیین‌شده را نیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارشات مدیریت در قالب‌ها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجزیه و تحلیل، در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد  (کردی و ترکمن، ۱۳۹۵: ۱۹).

ادامه

با نگاه سیستمی به سازمان به سادگی می‌توان دریافت که همه اجزا و عناصر آن، شامل نیروی انسانی، مدیریت، وظایف، روش‌ها و ابزار، همانند بدن موجود زنده به یکدیگر وابسته‌اند. مفهوم سیستم اطلاعاتی را مدیران سازمان‌های مختلف در طول حیات بشر به روش‌های گوناگونی طراحی و استفاده کرده‌اند. تا قرن بیستم این حرکت به کندی ادامه یافت.

در میانه‌های قرن بیستم، سیستم‌های اطلاعات مدیریت با سرعت بیشتری تکامل یافتند و گسترش پیدا کردند. این پیشرفت‌ها موجب تحول اساسی در شیوه انجام عملیات و وظایف سازمان‌ها در سراسر جهان شد.

سیستم اطلاعاتی در واقع یک ساختار یکپارچه متشکل از انسان و ماشین است که با هدف تولید اطلاعات مورد نیاز برای موارد زیر طراحی می‌شود:

• پشتیبانی از عملیات روزمره سازمان.
• کمک به فرآیندهای مدیریتی.
• تسهیل تصمیم‌گیری‌های سازمانی.

این سیستم‌ها با جمع‌آوری، پردازش و ارائه اطلاعات، نقش حیاتی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند. این سیستم ترکیبی است از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای رایانه، پایگاه داده‌ها، روش‌های دستی و الگوهایی برای تجزیه‌وتحلیل برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری». بنابراین می‌توان سیستم اطلاعاتی مدیریت را سیستمی رسمی در سازمان دانست که گزارش‌های لازم را برای فرایند اخذ تصمیم مدیریت فراهم می‌کند (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱: ۱۴).

ادامه

پرز و ماچادو معتقدند سیستم‌های اطلاعاتی از سه طریق بر عملکرد سازمان تأثیرگذار است. استراتژی اطلاعاتی، کیفیت اطلاعات و سیستم هزینه‌یابی، فرض می‌شود که استراتژی اطلاعاتی تسهیل‌کننده‌ی عملکرد سازمان‌ها بدون توجه به انواع مختلف استراتژی‌های کسب‌وکار سازمان‌ها هستند. بسیاری از مطالعات دریافتند که استراتژی‌های اطلاعاتی بر روی عملکرد سازمان تأثیر مثبت و معناداری دارند.

بیرد، دریافت که کیفیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی با کیفیت برای سازمان ضروری و حیاتی است. لذا تدوین و اجرای برنامه‌هایی که کیفیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی را در سازمان بهبود می‌بخشند می‌توانند به بهبود عملکرد سازمان یاری رسانند.

از سوی دیگر، استفاده از اطلاعات مربوط به هزینه برای اهداف مختلف مدیریتی می‌توانند تسهیل‌کننده‌ی فرآیند تصمیم‌گیری مدیران باشد. همچنین باعث می‌شود ادراک مدیران در خصوص اطلاعات افزایش یافته و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و در نتیجه عملکرد بهتری داشته باشند (تکه ئی و بندلی زاده، ۱۳۹۵: ۲۹).

هر سیستم اطلاعاتی برای تولید اطلاعات پنج عنصر سخت‌افزار، نرم‌افزار، افراد (کارکنان)، داده‌ها و روش‌ها را از طریق دستیابی و پردازش داده‌ها در هم تلفیق می‌کند. جان برچ بر این باور است که اطلاعات سودمند بر سه ستون دقیق بودن، به موقع بودن و مرتبط بودن استوار است. داده‌ها مواد اولیه است و به پردازش نیاز دارد تا به اطلاعات تبدیل شود.

ادامه

نقش مهم اطلاعات را میتوان در زمینه‌های وسیعی از فعالیت‌های حیاتی بشر جست‌وجو و مدیریت کرد. کاربردهای شناخته‌شده اطلاعات کمک به رشد دانش افراد، تصمیم‌گیری و مدیریت، تحقیق و توسعه، تولید و صنعت، آموزش و پرورش، تألیف و… است.  افراد و سخت‌افزار رایانه منشأ فعالیت هستند و نرم‌افزار و روش‌ها مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها را تشکیل می‌دهند.

نرم‌افزار چگونگی تبدیل داده به اطلاعات را به سخت‌افزار دیکته می‌کند و روش‌ها چگونگی تبدیل داده به اطلاعات را به افراد نشان می‌دهند. در طول چرخه حیات ایجاد سیستم اطلاعاتی به هر یک از این پنج عنصر باید توجه یکسانی مبذول شود (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱: ۱۵).

خدمات سطح بالای سیستم‌های اطلاعاتی می‌تواند ابزار مؤثری برای افزایش ارزش فعالیت‌های کاربران و افزایش بهره‌وری سازمانی باشد. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و به‌ویژه سیستم‌های حمایت تصمیم وعده‌های بزرگی در زمینه ارائه خدمات داده‌اند. متأسفانه این وعده‌ها تاکنون تحقق نیافته‌اند.

یک دلیل عمده برای آغاز تلاش جهت ارزیابی کیفیت خدمات مفهوم سیستم اطلاعاتی، توسعه تکنولوژی و الزامات نهفته در آن است. به هر حال، همه چیز در حال تغییر است. روش‌های اجرایی و فرایندها توسعه یافته‌اند. پس ارزیابی یک بخش حیاتی از فرایند توسعه سیستم است.

ادامه

متدهای ارزیابی رسمی وسایلی هستند که ضامن و توسعه‌دهنده سیستم بوده و برای دریافت بازخور از سیستم به کار می‌روند، و بوسیله آنها، قضاوت‌ها و تصمیمات مربوط به توسعه سیستم را بهبود می‌بخشند. به این دلیل، ارزیابی بیانگر مکانیسم کنترل است که فرایند توسعه سیستم اطلاعاتی را حفظ می‌کند.

اما اغلب به‌عنوان یک گام فراموش‌شده در فرایند توسعه سیستم است. با عنایت به موارد فوق و هزینه‌های زیاد طراحی، استقرار و اجرای سیستم‌های اطلاعاتی، ارزیابی به‌عنوان یک گام عمده و اساسی در فرایند چرخه حیات سیستم‌های اطلاعاتی رخ می‌نمایاند  (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۷).

ادامه

سیستم اطلاعات مدیریت را می‌توان روش رسمی تهیه و آماده‌سازی اطلاعات دقیق و به‌موقع جهت تسهیل فرآیند اتخاذ تصمیم مدیران در هنگام برنامه‌ریزی، کنترل و در نهایت اخذ تصمیمات مؤثر و بهینه برای سازمان دانست.

علاوه بر مطالب فوق یک سیستم اطلاعاتی مناسب می‌تواند موجب ایجاد رابطه بهتر و منطقی‌تر جهت تبادل اطلاعات و کاهش کارهای زائد اداری از طریق حذف عملیات غیرضروری و تسریع در عملکرد قسمت‌های مختلف و برطرف نمودن نیاز به دوباره‌نویسی اطلاعات در بخش‌های مختلف سازمان و ایجاد کنترل‌های بهتر در سازمان گردد (سبزعلی یمقانی، ۱۳۹۵: ۱۸).

اهمیت سیستم های اطلاعاتی

اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک منبع استراتژیک در سازمان که در محیط کسب‌وکار ایجاد برتری رقابتی می‌نماید، همواره مطرح بوده است. بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ به تکنولوژی سیستم‌ها و شبکه‌ی ارتباطی دسترسی دارند.

و در آن سرمایه‌گذاری می‌کنند و با وجود این سرمایه‌گذاری‌ها، برخی سازمان‌ها هنوز منافع تجاری مهمی را به دست نیاورده‌اند و قدرت سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کامپیوتری بیشتر از توان سازمان‌ها برای به‌کارگیری این تکنولوژی رشد کرده است. سیستم‌های اطلاعاتی باید بخشی از راه‌حل باشند و نه اینکه خود، مشکل داشته باشند یا مشکلی برای سازمان ایجاد کنند (تقوا، ۱۳۹۲: ۱۳۰).

لذا با توجه به اهمیت تصمیم‌گیری در سازمان و نیاز تصمیم‌گیری به پشتیبانی شدن از طریق یکپارچگی پشتیبانی تصمیم با سیستم اطلاعات بستر فرآیندی و داده‌ای سازمان بیش از پیش مشخص می‌گردد. سازمان‌ها برای واکنش در برابر انقلاب تکنولوژیکی و تغییرات در فعالیت‌های تجاری، نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی هستند.  مطالعات نشان داده بدون استراتژی مفهوم سیستم اطلاعاتی، سهم تکنولوژی اطلاعات در بهبود عملکرد سازمانی کمتر از میزان مورد انتظار خواهد بود (تکه ئی و بندلی زاده، ۱۳۹۵: ۲۸).

ادامه

سرمایه‌گذاری برای استقرار سیستم‌های اطلاعاتی بسیار بالا می‌باشد. معمولاً نیروهای لازم برای اجرا و نگهداری سیستم عبارتند از: مدیر مرکز کامپیوتر، تحلیل‌گر سیستم، برنامه‌نویس‌های اپراتورها، کارکنان مسئول اطلاعات ورودی / خروجی، کنترل کیفیت، تهیه اطلاعات، و دیگر کارکنان پشتیبانی برای یک چنین سرمایه‌گذاری سنگینی فقط یک هدف می‌تواند وجود داشته باشد و آن جلب رضایت استفاده‌کننده نهایی در داخل سازمان یا خارج آن است.

برای پاسخگویی به نیازهای استفاده‌کننده نهایی ایجاب می‌کند که برای اجرای سیستم اطلاعاتی کامپیوتری، یک روش صحیح و اصولی برای مدیریت سخت افزار، نرم افزار و تهیه اطلاعات وجود داشته باشد.

توجه به قابلیت برنامه نویس، علمی بودن طرح و نحوه تهیه سیستم‌ها و پشتیبانی مناسب از نظر نرم افزاری برای مدیریت نرم افزار خیلی پر ارزش است. تهیه اطلاعات در غالب سازمان‌ها یک حلقه ارتباطی ضعیفی است و کنترل صحیح بودن اطلاعات ورودی یک امر ضروری است (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۴).

ادامه

همچنین باید اطمینان یافت که استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی برای کارمندان آسان است و در رسیدن به اهداف سازمان به آنها کمک می‌کند. از این رو هر سازمانی که داده‌های درست، دقیق، به روز و جامع در اختیار داشته و بتواند در کمترین زمان، به داده‌های مورد نیازش دستیابی داشته باشد، موفق‌تر است و بهتر می‌تواند به اهدافش دست یابد. سه اصل وجود دارد که می‌تواند استفاده از فناوری اطلاعات را بهینه کند و از وظایف مهم مدیریت ارشد سازمان است.

امروزه با توجه به توسعه و تنوع محصول‌ها و خدمات سازمان‌ها و نیز رقابت شدید میان آنها، سازمان‌ها در معرض تحول و دگرگونی بوده، موفقیت نهایی و حتی گاهی بقای سازمان‌ها به توانایی سازمان در جذب و به کارگیری اطلاعات و دانش فناوری‌های جدید بستگی دارد تا بتوانند نوعی مزیت در سازمان خلق کنند.

بنابراین، سازمان‌ها به دنبال ایجاد و مدیریت مناسب مفهوم سیستم اطلاعاتی بوده تا اطلاعات و دانش فناوری‌های جدید را به‌موقع کسب و منتشر کرده، از آن به نحو بهینه استفاده کنند (آقایی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۲۶).

ادامه

این امر بسیار مهم و ضروری به نظر می‌رسد تا مسائل کلیدی پیش روی مدیران این واحدها شناسایی و مورد تجزیه‌وتحلیل دقیق قرار گیرد، چرا که طبق تعریف، این عوامل عبارتند از: مجموعه چالش‌های اساسی پیش روی مدیران سیستم‌های اطلاعاتی که نیاز به صرف منابع، زمان و توجه بیشتری از سوی این مدیران دارند  (آقایی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۲۶).

در واقع، می‌توان گفت که موفقیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌تواند از طریق تأثیرات آن بر نتایج و خروجی‌های سازمان اندازه‌گیری شود. محققان معتقدند که سازمان‌ها به این منظور از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند زیرا معتقدند که کاربرد سیستم‌های مذکور سبب بهبود عملکردشان خواهد شد.

عناصر مفهوم سیستم اطلاعاتی مدیریت

با توجه به اهمیت حیاتی اطلاعات در عصر حاضر، ابتدا لازم است برخی از اصطلاحات کلیدی را تعریف کنیم. (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۰۸).

سیستم

یک سیستم مجموعه‌ای از اجزای به‌هم‌وابسته است که با تعامل منظم بین این اجزا، یک کلیت جدید تشکیل می‌دهد. این مجموعه برای دستیابی به هدف مشخصی طراحی شده و از ساختار سازمان‌یافته‌ای پیروی می‌کند. سه ویژگی اساسی سیستم‌ها عبارتند از:

1. کلیت (عملکرد واحد به‌جای اجزای جداگانه).
2. روابط متقابل بین اجزاء.
3. وجود هدف معین.

اجزای اصلی هر سیستم

هر سیستم برای عملکرد مؤثر، به پنج عنصر کلیدی متکی است:

• درونداد (Input): منابع اولیه ورودی به سیستم.
• برونداد (Output): نتایج حاصل از پردازش.
• فرآیند تبدیل (Process): مکانیسم تبدیل درونداد به برونداد.
• بازخورد (Feedback): اطلاعات اصلاحی برای بهبود عملکرد.
• کنترل (Control): تنظیم و نظارت بر عملیات سیستم.

 

بازخورد، داده‌هایی درباره عملکرد سیستم است و کنترل شامل نظارت و ارزشیابی بازخوردهاست به طوری که حلقه بازخورد اطلاعات را از برون داد سیستم کسب می‌کند و آن را برای ساز و کار کنترل قابل دسترسی قرار می‌دهد.

پایگاه داده‌ها

پایگاه داده‌ها جزء اصلی هر سیستم اطلاعاتی می‌باشد. که در آن امکان ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل، ترکیب، تلفیق و پردازش داده‌ها در رایانه فراهم می‌آید. به گونه‌ای که با کمترین میزان اشغال فضای حافظه رایانه، سریع‌ترین و جامع‌ترین نوع پردازش بر روی‌داده‌ها و با کمترین خطای ممکن انجام پذیرد. این ساختار به کاربران اجازه می‌دهد تا ارتباطات معناداری بین داده‌های مختلف برقرار کنند.

اطلاعات

امروزه واژه اطلاعات به طور متداول در کارهای روزانه ما بکار می‌رود. اگر اطلاعات در دسترس نباشد. در انجام هر کاری با مشکل مواجه خواهیم شد. در صورتی که اطلاعات به صورت هدفمند. و معنی دار ارائه شود. عکس‌العمل‌های هوشمندانه‌ای در ذهن انسان برانگیزد درک انسان را روشن خواهد ساخت.

اطلاعات ویژگی‌های خاصی دارد که عبارتند از.: الف) به بازنمایی افزوده می‌شود. ب) به دانش افزوده می‌شود. و آن را به روز می‌سازد. تبدیل داده‌ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می‌شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می‌تواند شامل عناصر رایانه‌ای.، عناصر غیر رایانه‌ای با ترکیبی از آن دو باشد   (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۰۹).

سیستم اطلاعات

در یک تعریف ساده می‌توان گفت که تمام فعالیت‌هایی. را که به کمک رایانه صورت می‌پذیرد سیستم اطلاعاتی می‌گویند. از سیستم‌های سخت‌افزار پیچیده تا گزارش‌های حسابداری.، از سیستم‌های بازده قوی که موقعیت فضاپیماها را ترسیم می‌نمایند.. تا داده‌های اولیه نظیر حساب‌ها و صورتحساب‌ها.، از بانک‌های اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات را جمع‌آوری می‌کند.

سیستم های اطلاعاتی داده ها را سامان می‌دهد، ذخیره و تلخیص می‌کند تا سیستم‌های ذخیره کنونی که از بیست سال پیش وجود داشته است. از سیستم‌های ترکیبی جامع مدیریت مرکزی تا ترمینال‌های. از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است جملگی بیانگر سیستم اطلاعاتی است.

به عبارت دیگر یک سیستم اطلاعاتی، از نظر فنی می‌تواند. به عنوان مجموعه‌ای از اجزای به هم مرتبط، تعریف شود. .اطلاعات را به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی و کنترل در یک سازمان، جمع‌آوری یا بازیابی.، پردازش، ذخیره و توزیع می‌کند. علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی، هماهنگی و کنترل.، سیستم‌های اطلاعاتی به مدیران و کارکنان در تجزیه و تحلیل مشکلات، تجسم موضوعات پیچیده و تولید محصولات جدید کمک می‌نمایند (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۱۱).

مولفه های سیستم های اطلاعاتی

داشتن طرح دراز مدت

طراحی دوباره‌ی سیستم‌های اطلاعاتی مانند نوسازی شهری بزرگ است. که ساکنان آن را ترک نکرده‌اند. این کار به تلاش نیاز دارد تا کل گروه فناوری اطلاعات را بر روی اهداف اصلی شرکت. برای دوره‌ای چندساله متمرکز کند. سرمایه‌گذاری را با هدف کاهش هزینه‌ها. در کوتاه مدت هدایت کند و نیز طرحی شامل جزئیات لازم برای احیای. سیستم‌ها و ایجاد ارزش افزوده در دراز مدت ارائه دهد.

ایجاد بستری ساده و یکپارچه

به جای تکیه به سیستم اطلاعاتی عمودی که تنها به تک تک واحدهای سازمانی. به صورت مجزا سرویس می‌دهد. شرکت‌ها می‌توانند از معماری افقی اطلاعات برای ارائه‌ی خدمات. به کل سیستم بیان می شود. بیشتر سازمان‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی با ساختار پیچیده، منفرد و غیریکپارچه استفاده می‌کنند. وقتی شرکتها ده‌ها نرم‌افزار و سخت‌افزار مختلف را به کار می‌گیرند. طبیعی است که با افزایش هزینه‌ها مواجه می‌شوند. این پراکندگی سیستم‌ها باعث می‌شود سازمان‌ها نتوانند از مزایای یک سیستم یکپارچه بهره ببرند(تقوا، ۱۳۹۲: ۱۳۱).

سازماندهی نیروهای اجرایی

به جای اینکه بخش فناوری اطلاعات به صورت یک تافته‌ی جدا بافته از بقیه‌ی قسمت‌های سازمان کار کند.. یا به صورت یک مجموعه از واحدهای سازمانی با ارتباط درونی ضعیف.، فعالیت‌های خود را انجام دهد. می‌تواند. به شکل گروهی منسجم، برمبنای استانداردهای عملیاتی سازمان فعالیت کند.

مشکلات سیستم های اطلاعاتی

در سیستم‌های اطلاعاتی مشکلات زیر وجود دارد (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱: ۱۲):

۱-دریافت اطلاعات به موقع نیست. در موقع لازم و درخواست فرمانده اطلاعات در دسترس او قرار نمی‌گیرد.

۲-نیاز به بازتولید مکرر اطلاعات است.

۳-اطلاعات به صورت منظم و اصولی ثبت و ضبط نمی‌شود. سوابق افراد، فعالیت‌ها و تجارب در سیستم‌های اطلاعاتی مندرج و مستندسازی نمی‌شود.

۴-مسائل به‌خوبی شناسایی نمی‌شود. راه‌حل‌های مشکلاتی که قبلاً رخ‌داده و تجربه‌شده است در سیستم موجود نیست.

۵-از اطلاعات استفاده مناسبی برای حل مسائل نمی‌شود. مدیران قبل از آنکه به اطلاعات مراجعه کنند به دیدگاه‌ها و تجارب شخصی خود اکتفا می‌کنند.

۶سیستم‌های اطلاعاتی اثر بهینه‌ای در تصمیم‌گیری ندارد.

۷-از اطلاعات موجود در تصمیم‌گیری‌ها استفاده مناسب نمی‌شود.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

سه دسته اصلی سیستم‌های اطلاعاتی به سطوح مختلف سازمانی خدمت می‌کنند. سیستم‌های سطح عملیاتی، سیستم‌های سطح مدیریتی و سیستم‌های سطح راهبردی. سیستم‌های سطح عملیاتی، با نگهداری اسناد فعالیت‌های پایه‌ای و تراکنش‌های. سازمان. مانند فروش، دریافت‌ها، اندوخته‌های نقدی، فهرست حقوق.، تصمیم‌های اعتباری و گردش مواد در یک کارخانه، از مدیران عملیاتی پشتیبانی می‌کنند.

هدف اصلی سیستم‌های این سطح، پاسخ دادن روزمره و ردیابی جریان تراکنش‌ها در داخل سازمان است. نمونه‌هایی از سیستم‌های سطح عملیاتی. عبارتند از: سیستمی برای ثبت پرداختی‌های بانک از دستگاه‌های خود پرداز. یا سیستمی جهت ردیابی ساعت‌های کاری کارکنان.

سیستم‌های سطح مدیریتی در خدمت نظارت، کنترل، تصمیم‌گیری، و فعالیت‌های اداری مدیران میانی هستند. پرسش اصلی که چنین سیستم‌هایی به آن می‌پردازند.، این است: آیا همه‌چیز به خوبی کار می‌کند؟ سیستم‌های سطح مدیریتی به جای اطلاعات فوری درباره عملیات.، گزارش‌های دوره‌ای فراهم می‌کنند.

دسته بندی سیستم های اطلاعاتی

بر مبنای مطالعه (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۱۱)  سیستم های اطلاعاتی به صورت زیر دسته بندی می شوند:

۱- سیستم‌های اطلاعات مدیریت.

۲- مفهوم سیستم اطلاعاتی پردازش عملیات (رخدادها).

۳-سیستم‌های اطلاعات تصمیم یار.

۴- مفهوم سیستم اطلاعاتی پشتیبانی مدیران عالی (ارشد).

۵- سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبانی گروه کار.

۶- مفهوم سیستم اطلاعاتی خبره.

منابع