مدیریت اسناد الکترونیک |مبانی نظری با مطالعات ISI


در حال بارگذاری
۲ آبان ۱۴۰۰
ورد قابل ویرایش
6 صفحه
265 بازدید
۱۷,۰۰۰ تومان
خرید

 مدیریت اسناد الکترونیک

مدیریت اسناد الکترونیک | تعداد صفحات: ۶ صفحه

مفهوم مدیریت اسناد الکترونیک

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک سیستم اطلاعاتی است که امکان ایجاد، توزیع، بایگانی، ذخیره، جستجو، از بین بردن و بایگانی اسناد را فراهم می کند. این امکان توزیع مربوط به معیارها و استانداردهای خاص به عنوان بخش مهمی از هر تحول دیجیتالی را شامل می شود. انتخاب و پیاده‌سازی مدیریت اسناد الکترونیک مناسب به طور سیستماتیک صورت می گیرد.

این انتخاب در مدیریت اسنادی به کار گرفته می شود که نیاز به دیجیتالی سازی دارد. دیجیتالی سازی در فرآیندهای کاری خود به عنوان گزینه کارکردی به شمار می رود. مدیریت اسناد الکترونیک به مدیران سازمانی برای انتخاب نرم‌افزار مناسب، فرآیند آماده‌سازی خدمات در مدیریت اسناد الکترونیک کمک می کند. این مدیریت مراحل تبدیل و مزایای زیست‌محیطی را ارتقا می دهد. همچنین این مدیریت پس از پیاده‌سازی سیستم گردش کاری آن ها را تسریع می کند(پلات، ۲۰۲۲: ۶۲).

ادامه

این مدیریت انتقال اسناد را تسهیل می کند. این رویکرد با مدیریت دیجیتالی سازی اسناد سبب می شود که این اسناد به راحتی منتقل شوند. این ویژگی سبب گسترش استفاده از این مدیریت شده است. علت در بهینه سازی اسناد دیجیتال توسط این روش می باشد. بازیابی اطلاعات، ارایه و فراخوان اطلاعات در این مدیریت آسان است.

همچنین این کار هزینه های مالی فراخوان اطلاعات را به شدت کاهش می دهد. این مدیریت حجم زیاد داده های کاغذی و همچنین اسناد و مدارک مهم حقوقی و مالی را کاهش می دهد و فضای نگهداری آن ها را تقلیل می دهد. این موضوع مهمترین ویژگی برای این نوع از مدیریت می باشد. روش‌های آماری نمی‌تواند به‌طور مؤثر حجم زیادی از داده‌های استخراج‌شده از اسناد الکترونیکی را مدیریت کند.

این کار سبب استفاده از این مدیریت شده است. برای این مدیریت از رویکرد یادگیری ماشینی استفاده می شود. یادگیری ماشینی برای اطمینان از عملکرد کارآمد کارکنان در سازمان‌ها می باشد.  این امر به طور قابل توجهی مستلزم بهینه سازی این سیستم ها از نظر بازیابی اطلاعات اسناد است. امروزه این مدیریت به عنوان یک مدل هوشمند ازجمع آوری اسناد شناخته می شود.

چرا که می تواند سرویسگرهای خود را به انواع اینترنت اشیا متصل نماید. یک مدل سیستم مدیریت اسناد هوشمند از یادگیری ماشینی استفاده می کند. می توان گفت که ویژگی اصلی مرتبط با مدیریت اسناد هوشمند یادگیری ماشینی می باشد. فرآیندهای بازیابی اطلاعات حداکثر قابلیت اطمینان و کاهش زمان کار بر روی اسناد از ویژگی های این مدیریت است. با استفاده از یادگیری ماشینی در این مدیریت می توان یک سیستم مدیریت هوشمند اسناد را توسعه داد(سامبت بایوا و همکاران، ۲۰۲۲: ۱۱۵).

ادامه

اجرای کامل این مدیریت در سطح بین المللی، نیاز به ایجاد اعتماد برای کاربران دارد. در این مدیریت مهمترین گزینه صحت امضای الکترونیکی است. مشروعیت امضا الکترونیک تعیین می کند که این مدیریت تا چه حدی مورد تایید می باشد. مشروعیت اسناد دیجیتال نیاز به تقویت گزینه های این مدیریت دارد. این موضوع به طور کامل امکان استفاده از قابلیت های سیستم های مخابراتی و الکترونیکی را برای سازمان بهبود می دهد(یاکوپو و همکاران، ۲۰۲۰: ۱۷۸).

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی گسترده است. با این حال، هر دانشگاه سعی می کند از نسخه یا برنامه خاص خود برای آن استفاده کند. در نتیجه باگ های زیادی در این سیستم ها وجود دارد. با این وجود، هر یک از این سیستم ها مزایای خاص خود را برای مدیریت اسناد دارند. هر سند می تواند به طور همزمان توسط افراد مختلف بازنگری شود. این به تشدید روند کار با آن کمک می کند. معمولاً سیستم اجازه از دست دادن هیچ سند یا امضایی را نمی دهد. چنین سیستم هایی به بهبود مدیریت کیفیت در دانشگاه ها کمک می کند(کروچینی و همکاران، ۲۰۱۹: ۱).

ادامه

دیجیتالی شدن این مدیریت در صنعت با تکامل تکنولوژی رایج تر شده است. با این حال، هنوز محدودیت‌هایی در دیجیتالی شدن این مدیریت در محیط داده رایج وجود دارد. این موضوع را می‌توان با ادغام فناوری بلاک چین آن را بهبود بخشید. شناسایی محدودیت‌های سیستم مدیریت اسناد فعلی در صنعت ساخت‌وساز با قبول تعیین پتانسیل بلاک چین در بهبود  این سیستم به کار می رود(کیئو و همکاران، ۲۰۲۲: ۱).

عملکرد مشتری سیستم خودکار حسابداری و کنترل سیستم های سیگنالینگ  از الزامات این مدیریت است. برای دسترسی سریع به اطلاعات ذخیره شده در یک پایگاه داده واحد از اسناد روش این مدیریت می تواند مفید باشد. مدل های رسمی سیستم این مدیریت برای اسناد فنی به ماژول های نرم افزاری مجهز هستند. این ماژول های دستگاه های خودکار محاسبات داده های آماری را به خوبی مورد پشتیبانی قرار می دهند(اوگلی، ۲۰۲۱: ۲۰۴).

ادامه

اتوماسیون این مدیریت دارای مزایایی زیادی است. مزایای سیستم های این مدیریت شامل برخی موارد هستند. این موارد عبارتند از:

۱- صرفه جویی در زمان.

۲-استفاده مناسب تر از فضای فیزیکی و فناوری.

۳-افزایش شفافیت کار داخلی بنگاه.

۴-انعطاف بیشتر در خصوص مکان فیزیکی کارکنان.

۵-ارتقای امنیت اطلاعات و اسناد.

۶-کاهش هزینه چاپ.

از جمله سایر موارد در این خصوص شامل حفظ ارزش سند و جایگاه آن را در دفتر شرکت می باشد(علی و همکاران، ۲۰۲۰: ۲۸).

ادامه

یک سیستم اطلاعاتی سراسری برای اجرای فناوری یکپارچه نیاز به این مدیریت دارد. پشتیبانی این مدیریت در سازمان ها از اهمیت زیادی برخوردار است. سازمان ها نیازمند دیجیتالی کردن اسناد و روابط خود هستند. این کار در قالب این مدیریت شکل می گیرد. با توجه به تحول دیجیتالی تجارت، فضای اطلاعاتی از مهمترین گزینه های مرتبط با این مدیریت می باشد.

هدف از تجارت دیجیتال کاهش هزینه ها و همچنین سرعت انتقال کالا و خدمات می باشد. که این مدیریت فرایند اتوماسیون سازی داده های شرکتی در جهت تولید خدمات و کالا را کوتاه تر می کند. فناوری این مدیریت مهمترین گزینه برای بهبود ساختار شرکت ها می باشد(فدورنکو و همکاران، ۲۰۲۱: ۳۲۱).

مسائل زیادی در کیفیت ارایه خدمات در شرکت وجود دارد. این مسائل به مدیریت اسناد الکترونیک وابسته است. این مدیریت می تواند به بهبود کنترل کیفیت در سازمان ها منجر شود. این مدیریت کمک می کند تا اقدامات فساد، توسعه کنترل و کیفیت ارزیابی کاهش یابد. این سیستم می تواند به استانداردسازی فرآیندهای تولید محصولات و کالاها در حوزه های مختلف از جمله آموزش و ارزشیابی کمک کند(خرونوسوا و همکاران، ۲۰۱۷: ۱).

ادامه

سیستم این مدیریت یک راه حل خودکار است. این روش سبب می شود که گردش کار و رقابت سازمان بهتر شود. علیرغم مزایای فراوان حاصل از اجرای آن، برخی سازمان ها از فرصت ها در حوزه این مدیریت استفاده نکرده اند. عملکرد جستجو، قابلیت اطمینان، دسترسی و امنیت مدیریت اسناد الکترونیک، دلایل اصلی پذیرش آن ها در ساختار سازمانی هستند. این در حالی است که دلایل عدم پذیرش شامل آسیب‌پذیری در برابر حمله، هزینه بالای پیاده‌سازی و بی‌سوادی دیجیتالی کارکنان است(بالگون و همکاران، ۲۰۱۹: ۷۰۷).

برای اطمینان از عملکرد مؤثر محیط آموزشی، اتوماسیون فرآیندهای جریان اسناد یک عنصر مهم می باشد. این مدیریت که شامل وظیفه طبقه بندی خودکار اسناد است، از اهمیت بالایی برخوردار است. معمولا این مدیریت از طریق یادگیری ماشینی ایجاد و بهینه سازی می باشد. این روش ها طبقه بندی اسناد را در این نوع از مدیریت کم هزینه می کند. همچنین این کار طبقه بندی اسناد را آسان تر می کند. بهبود کیفیت طبقه بندی اسناد به دلیل ایجاد این مدیریت مورد توجه می باشد. امکان تشخیص کلمات قابل توجه در اسناد از مهمترین دلایل ایجاد مدیریت اسناد الکترونیک می باشد(تاچنکو و همکاران، ۲۰۲۲: ۱).

ادامه

یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در یک شرکت، به ویژه، مشکلات اطلاعات، پرسنل، و همچنین سازمانی، روانی، نظارتی را شناسایی و کاهش می دهد. اقدامات سازمانی و حسابداری معمولا تحت این مدیریت کم هزینه تر است. اطمینان از سازماندهی مؤثر این مدیریت با استفاده از روش های یادگیری ماشینی صورت می گیرد. به منظور بهبود سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی در سیستم حسابداری به سرعت در حال گسترش است(رومانوا و همکاران، ۲۰۱۹: ۱).

در عصر دیجیتال، فناوری اطلاعات و شبکه اینترنت ایجاد این مدیریت بسیار ضروری است. تقریباً تمام فعالیت‌ها در جامعه از فعالیت‌های اقتصادی، آموزشی، دولتی تا اوقات فراغت نیاز به مدیریت اسناد الکترونیک دارد. وجود فناوری اطلاعات و اینترنت برای ایجاد ارتباط با دیگران بدون ایجاد مانع از زمان و مسافت نیاز اصلی مدیریت اسناد الکترونیک است.

مدیریت اسناد الکترونیک

مدیریت اسناد الکترونیک با مشارکت فناوری اطلاعات و اینترنت انجام می‌شود. به طوری که فرد بتواند به طور موثر و کارآمدی به نمایه های دیجیتال دسترسی داشته باشد. این کار سبب تسریع در انتقال اطلاعات دیجیتال از پایگاه داده به کاربران می شود. بسیاری از سازمان های دولتی، آموزشی و خصوصی از این مدیریت بهره می برند.

اگر شرکت از سیستم های میدریت اسناد الکترونیک استفاده کنند سبب تسریع در ارایه خدمات و فروش کالا می شود. فناوری اینترنت برای ارائه خدمات رضایت‌بخش ناشی از این مدیریت استفاده می‌شود(اسریراهیو، ۲۰۱۸: ۱۲۰۵).

ویژگی های مدیریت اسناد الکترونیکی آسان سازی دسترسی به منابع دیجیتال می باشد. مدیریت اسناد الکترونیکی اسناد فنی برای اتوماسیون به کار می رود. حفظ مشخصات سفارشی برای سیستم‌های اتوماسیون از ویژگی های مدیریت اسناد الکترونیک است.

بررسی و بکارگیری اسناد فنی در این روش ضروری است. برای ایجاد مدلی از مدیریت اسناد الکترونیکی مستندات فنی نیاز به دیجیتالی سازی ضروری می باشد. توسعه نرم افزار کاربردی قابل اعتماد برای حل مشکلات جریان اسناد عملیاتی اسناد فنی مهمترین عامل در پذیرش مدیریت اسناد الکترونیک در یک سازمان است(باراتو و همکاران، ۲۰۲۲: ۴۸۱).

مبانی نظری مدیریت اسناد الکترونیک

فدورنکو و همکاران (۲۰۲۱) اشاره کردند که مدیریت اسناد الکترونیک تحت تاثیر متغیرهای دیگر در یک سازمان قرار می گیرد. زمانی که سطح متغیرهای دانش، دستاوردهای کنونی و چالش ها در سازمان تغییر می کند، آنگاه سطح این متغیر نیز تغییر می کند.

همچنین متغیرهای دانش، دستاوردهای کنونی و چالش ها اثرگذاری خود را بر روی متغیر مدیریت اسناد الکترونیک براساس همسو بودن یا ناهمسو بودن اعمال می کنند. زمانی که نتایج مطالعه نشان دهد، متغیرهای دانش، دستاوردهای کنونی و چالش ها ارتباط همسویی را با متغیر مدیریت اسناد الکترونیک دارند، آنگاه می توان گفت که تغییرات آنها سبب تغیرات مثبت در سطح این متغیر می شود.

ادامه

بلوکیورو و همکاران (۲۰۲۱) در مطالعه خود ارتباط متغیرهای بهره وری، فرایندهای تصمیم گیری، نشت اطلاعات و مدیریت اسناد الکترونیک را تحت آزمون قرار دادند. آنها نشان دادند که این متغیر در نهایت تحت تغییرات متغیرهای بهره وری، فرایندهای تصمیم گیری و نشت اطلاعات می تواند تغییر نماید. این تغییرات با توجه به نتایج حاصل از تحقیق می تواند هم جهت یا غیر همجهت باشد.

زمانی که سطح متغیرهای بهره وری، فرایندهای تصمیم گیری و نشت اطلاعات در سازمان هم جهت با این متغیر باشند. می توان انتظار داشت که با افزایش سطح آنها سطح این متغیر نیز بهبود یابد و با کاهش سطح آنها سطح این متغیر کاهش یابد.

ماریانی و همکاران (۲۰۲۱) اثبات کردند که متغیر سازمانی تحت تاثیر برخی از ابعاد سازمانی قرار می گیرد. این ابعاد عبارتند از:

۱- بازبینی

۲- فناوری

۳- ضرورت نظارت

 

منابع

مبانی نظری

  راهنمای خرید:
  • لینک دانلود فایل بلافاصله بعد از پرداخت وجه به نمایش در خواهد آمد.
  • همچنین لینک دانلود به ایمیل شما ارسال خواهد شد به همین دلیل ایمیل خود را به دقت وارد نمایید.
  • ممکن است ایمیل ارسالی به پوشه اسپم یا Bulk ایمیل شما ارسال شده باشد.
  • در صورتی که به هر دلیلی موفق به دانلود فایل مورد نظر نشدید با ما تماس بگیرید.