مفهوم سیستم اطلاعاتی |مبانی نظری و ادبیات تحقیق

مفهوم سیستم اطلاعاتی| تعداد صفحات:۱۳| به روز رسانی:۱۴۰۱/۰۴/۲۲

سیستم اطلاعاتی

سیستم هایی هستند که منابع را از داخل و خارج از سازمان جمع آوری و ذخیره می نمایند و این امکان را برای مدیران فراهم می کنند که تصمیماتی بهینه و به هنگام اتخاذ نمایند.  در بر گیرنده اطلاعاتی مربوط به افراد مهم، مکان ها و موضوعاتی در درون سازمان یا در محیطی که آن را احاطه کرده، می باشند. سیستم های اطلاعاتی عبارتند از یک مجموعه از اجزای مرتبط به هم که برای جمع آوری، پردازش، ذخیره و توزیع اطلاعات به منظور حمایت از تصمیم گیری، هماهنگی، کنترل و تجزیه و تحلیل مسائل در یک سازمان، کنار هم کار می کنند. یک سیستم اطلاعاتی عبارت است از ابزاری برای جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات برای یک هدف خاص به مانند سایر سیستم ها، سیستم های اطلاعاتی شامل ورودی (داده، دستور العمل) و خروجی (گزارش، محاسبه) است.

برای

برای پردازش ورودی ها از فناوری های مختلف مثل کامپیوترهای شخصی استفاده می کنند و همچنین خروجی های حاصله از طریق شبکه های الکترونیکی در اختیار کاربران قرار می گیرد. در این فرایند از یک ساز و کار کنترلی به نام بازخورد استفاده می شود . بنابراین سیستم های اطلاعاتی از نظر فنی به مجموعه پدیده های مربوط به یکدیگر که وظیفه جمع آوری، بازپروری، پردازش، ذخیره و توزیع و مدیریت اطلاعات را به عهده دارد و از ابزارهای اطلاعات و ارتباطات استفاده می کند تعریف شده است(نوشین فرد و همکاران،۱۴۰۰: ۱۱۵).

عبارتند از گردآوری، ذخیره کردن و سازماندهی اطلاعات بر روی ابزارها و فناوری‌های موجود. تمام جنبه‌های مدیریت دوران جدید به طور عمده‌ای برای بقای خود به اطلاعات نیاز دارند. امروزه بدون اطلاعات هیچ پیشرفتی حاصل نمی‌شود و به طور عمومی عقیده بر این است که اطلاعات برابر قدرت است و هر که به آن دسترسی دارد قدرتمند است.

شرایط و محیط در حال تغییر، نیاز به ابعاد مناسبی از اطلاعات در سطوح مختلف مدیریت را به ضرورت تبدیل کرده است، یک مفهوم سیستم اطلاعاتی مجموعه‌ای از اجزاء است که به جمع‌آوری، پردازش، ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات می‌پردازد و این اطلاعات را با هدف تصمیم سازی، کنترل و تجزیه و تحلیل به مدیریت و دیگر زیر مجموعه‌های سازمان می‌رساند  (کردی و ترکمن، ۱۳۹۵: ۱۸).

ادامه

اطلاعات یکی از منابع اصلی و با ارزش مدیران یک سازمان می‌باشد. همانطور که منابع انسانی، مواد اولیه و یا امور مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند، لیکن اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای است.

هر چه حجم و پیچیدگی عملیات وسیع‌تر می‌شود اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. اگر اطلاعات را بعنوان یک منبع در نظر بگیریم، پس مانند دیگر منابع نیاز به اداره شدن دارد. مدیر دپارتمان اطلاعات در یک سازمان مسئول تهیه داده‌های خام و پردازش آنها به صورت اطلاعات قابل استفاده می‌باشد. این مدیر باید مطمئن شود افراد مورد نظر سازمان، اطلاعات را به نحو مطلوب و در زمان مناسب دریافت کرده و در فرایند مدیریت بکار برده‌اند (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۴).

سیستم اطلاعاتی از جمله فناوری‌های مورد استفاده در جوامع امروزی می‌باشند. هر علمی برای پیشرفت باید به این فناوری آشنایی داشته باشد تا بتواند در جامعه پیشرفت بکند. علم مدیریت هم از این قاعده مستثنی نیست.

مدیران برای اینکه بتوانند تصمیم‌های سازنده‌ای برای بهبود نظام کاری خود اتخاذ کنند باید با این فناوری‌ها، اطلاعات خود را به روز کنند تا بتوانند پیشرفت داشته باشند. مفهوم سیستم اطلاعاتی همان استفاده از فناوری رایانه‌ای می‌باشد. بکارگیری این سیستم در کنار سختی و هزینه‌های آن می‌تواند به مدیران کمک کند تا با صرف زمان اندک اطلاعات دقیق‌تر و بهتری به دست آورند.

ادامه

سیستم‌های اطلاعاتی استفاده از رایانه را الزامی می‌کنند و حجم زیادی از اطلاعات را به‌صورت داده دریافت و دستورالعمل‌های لازم بر روی اطلاعات را پردازش کرده و در نهایت ستاده تحویل می‌دهند.بنابراین مدیریت نیازهای اطلاعاتی مدیران در طول تصمیمات روزمره را تأمین می‌نمایند. این مولفه مدیریت در واقع، به کار گیری بامطالعه سیستماتیک مفهوم سیستم اطلاعاتی در سازمان جهت پشتیبانی از عملکرد، وظایف مدیریت و تصمیم گیری است.

به طور کلی سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه و مبتنی بر رایانه است که برای پشتیبانی از تصمیم‌ها، مدیریت و عملیات، اطلاعاتی را فراهم می‌سازند. هدف سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم‌های بازخور اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده‌های جدید به سیستم است.

مفهوم سیستم اطلاعاتی مدیریت نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می‌کند، بلکه در تصمیمات تکراری و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می‌دهند و آنها را قادر می‌سازند تا به اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک مؤثری باشد.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌تواند تصاویری از مغایرت‌ها و انحرافات از برنامه‌های تعیین‌شده را نیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارشات مدیریت در قالب‌ها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجزیه و تحلیل، در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد  (کردی و ترکمن، ۱۳۹۵: ۱۹).

ادامه

با نگاه سیستمی به سازمان به سادگی می‌توان دریافت که همه اجزا و عناصر آن، شامل نیروی انسانی، مدیریت، وظایف، روش‌ها و ابزار، همانند بدن موجود زنده به یکدیگر وابسته‌اند. مفهوم سیستم اطلاعاتی را مدیران سازمان‌های مختلف در طول حیات بشر به روش‌های گوناگونی طراحی و استفاده کرده‌اند. تا قرن بیستم این حرکت به کندی ادامه یافت.

در اواسط قرن بیستم، تکامل و کاربرد سیستم اطلاعات مدیریت روش دیگر و سرعت بیشتری یافت، که حاصل آن تغییرات در عملیات فعالیت‌ها و وظایف سازمان‌های مختلف در دنیا بود. مفهوم سیستم اطلاعاتی عبارت است از «سیستمی تجمیع شده (یکپارچه) از انسان و ماشین که برای آماده کردن اطلاعات لازم به منظور پشتیبانی عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان تهیه می‌شود.

این سیستم ترکیبی است از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای رایانه، پایگاه داده‌ها، روش‌های دستی و الگوهایی برای تجزیه‌وتحلیل برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری». بنابراین می‌توان سیستم اطلاعاتی مدیریت را سیستمی رسمی در سازمان دانست که گزارش‌های لازم را برای فرایند اخذ تصمیم مدیریت فراهم می‌کند (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱: ۱۴).

ادامه

پرز و ماچادو معتقدند سیستم‌های اطلاعاتی از سه طریق بر عملکرد سازمان تأثیرگذار است. استراتژی اطلاعاتی، کیفیت اطلاعات و سیستم هزینه‌یابی، فرض می‌شود که استراتژی اطلاعاتی تسهیل‌کننده‌ی عملکرد سازمان‌ها بدون توجه به انواع مختلف استراتژی‌های کسب‌وکار سازمان‌ها هستند. بسیاری از مطالعات دریافتند که استراتژی‌های اطلاعاتی بر روی عملکرد سازمان تأثیر مثبت و معناداری دارند.

بیرد، دریافت که کیفیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی با کیفیت برای سازمان ضروری و حیاتی است. لذا تدوین و اجرای برنامه‌هایی که کیفیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی را در سازمان بهبود می‌بخشند می‌توانند به بهبود عملکرد سازمان یاری رسانند.

از سوی دیگر، استفاده از اطلاعات مربوط به هزینه برای اهداف مختلف مدیریتی می‌توانند تسهیل‌کننده‌ی فرآیند تصمیم‌گیری مدیران باشد. همچنین باعث می‌شود ادراک مدیران در خصوص اطلاعات افزایش یافته و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و در نتیجه عملکرد بهتری داشته باشند (تکه ئی و بندلی زاده، ۱۳۹۵: ۲۹).

هر سیستم اطلاعاتی برای تولید اطلاعات پنج عنصر سخت‌افزار، نرم‌افزار، افراد (کارکنان)، داده‌ها و روش‌ها را از طریق دستیابی و پردازش داده‌ها در هم تلفیق می‌کند. جان برچ بر این باور است که اطلاعات سودمند بر سه ستون دقیق بودن، به موقع بودن و مرتبط بودن استوار است. داده‌ها مواد اولیه است و به پردازش نیاز دارد تا به اطلاعات تبدیل شود.

ادامه

نقش مهم اطلاعات را میتوان در زمینه‌های وسیعی از فعالیت‌های حیاتی بشر جست‌وجو و مدیریت کرد. کاربردهای شناخته‌شده اطلاعات کمک به رشد دانش افراد، تصمیم‌گیری و مدیریت، تحقیق و توسعه، تولید و صنعت، آموزش و پرورش، تألیف و… است.  افراد و سخت‌افزار رایانه منشأ فعالیت هستند و نرم‌افزار و روش‌ها مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها را تشکیل می‌دهند.

نرم‌افزار چگونگی تبدیل داده به اطلاعات را به سخت‌افزار دیکته می‌کند و روش‌ها چگونگی تبدیل داده به اطلاعات را به افراد نشان می‌دهند. در طول چرخه حیات ایجاد سیستم اطلاعاتی به هر یک از این پنج عنصر باید توجه یکسانی مبذول شود (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱: ۱۵).

خدمات سطح بالای سیستم‌های اطلاعاتی می‌تواند ابزار مؤثری برای افزایش ارزش فعالیت‌های کاربران و افزایش بهره‌وری سازمانی باشد. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و به‌ویژه سیستم‌های حمایت تصمیم وعده‌های بزرگی در زمینه ارائه خدمات داده‌اند. متأسفانه این وعده‌ها تاکنون تحقق نیافته‌اند.

یک دلیل عمده برای آغاز تلاش جهت ارزیابی کیفیت خدمات مفهوم سیستم اطلاعاتی، توسعه تکنولوژی و الزامات نهفته در آن است. به هر حال، همه چیز در حال تغییر است. روش‌های اجرایی و فرایندها توسعه یافته‌اند. پس ارزیابی یک بخش حیاتی از فرایند توسعه سیستم است.

متدهای ارزیابی رسمی وسایلی هستند که ضامن و توسعه‌دهنده سیستم بوده و برای دریافت بازخور از سیستم به کار می‌روند، و بوسیله آنها، قضاوت‌ها و تصمیمات مربوط به توسعه سیستم را بهبود می‌بخشند. به این دلیل، ارزیابی بیانگر مکانیسم کنترل است که فرایند توسعه سیستم اطلاعاتی را حفظ می‌کند.

اما اغلب به‌عنوان یک گام فراموش‌شده در فرایند توسعه سیستم است. با عنایت به موارد فوق و هزینه‌های زیاد طراحی، استقرار و اجرای سیستم‌های اطلاعاتی، ارزیابی به‌عنوان یک گام عمده و اساسی در فرایند چرخه حیات سیستم‌های اطلاعاتی رخ می‌نمایاند  (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۷).

ادامه

سیستم اطلاعات مدیریت را می‌توان روش رسمی تهیه و آماده‌سازی اطلاعات دقیق و به‌موقع جهت تسهیل فرآیند اتخاذ تصمیم مدیران در هنگام برنامه‌ریزی، کنترل و در نهایت اخذ تصمیمات مؤثر و بهینه برای سازمان دانست.

علاوه بر مطالب فوق یک سیستم اطلاعاتی مناسب می‌تواند موجب ایجاد رابطه بهتر و منطقی‌تر جهت تبادل اطلاعات و کاهش کارهای زائد اداری از طریق حذف عملیات غیرضروری و تسریع در عملکرد قسمت‌های مختلف و برطرف نمودن نیاز به دوباره‌نویسی اطلاعات در بخش‌های مختلف سازمان و ایجاد کنترل‌های بهتر در سازمان گردد (سبزعلی یمقانی، ۱۳۹۵: ۱۸).

اهمیت سیستم های اطلاعاتی

اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک منبع استراتژیک در سازمان که در محیط کسب‌وکار ایجاد برتری رقابتی می‌نماید، همواره مطرح بوده است. بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ به تکنولوژی سیستم‌ها و شبکه‌ی ارتباطی دسترسی دارند.

و در آن سرمایه‌گذاری می‌کنند و با وجود این سرمایه‌گذاری‌ها، برخی سازمان‌ها هنوز منافع تجاری مهمی را به دست نیاورده‌اند و قدرت سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کامپیوتری بیشتر از توان سازمان‌ها برای به‌کارگیری این تکنولوژی رشد کرده است. سیستم‌های اطلاعاتی باید بخشی از راه‌حل باشند و نه اینکه خود، مشکل داشته باشند یا مشکلی برای سازمان ایجاد کنند (تقوا، ۱۳۹۲: ۱۳۰).

با به‌کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در تمامی ارکان کسب‌وکار، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریتی، بستر فعالیت‌های کسب‌وکار را شکل داده و تبدیل به مخزن مناسبی برای داده‌های سازمانی شده‌اند.

لذا با توجه به اهمیت تصمیم‌گیری در سازمان و نیاز تصمیم‌گیری به پشتیبانی شدن از طریق یکپارچگی پشتیبانی تصمیم با سیستم اطلاعات بستر فرآیندی و داده‌ای سازمان بیش از پیش مشخص می‌گردد. سازمان‌ها برای واکنش در برابر انقلاب تکنولوژیکی و تغییرات در فعالیت‌های تجاری، نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی هستند.  مطالعات نشان داده بدون استراتژی مفهوم سیستم اطلاعاتی، سهم تکنولوژی اطلاعات در بهبود عملکرد سازمانی کمتر از میزان مورد انتظار خواهد بود (تکه ئی و بندلی زاده، ۱۳۹۵: ۲۸).

ادامه

سرمایه‌گذاری برای استقرار سیستم‌های اطلاعاتی بسیار بالا می‌باشد. معمولاً نیروهای لازم برای اجرا و نگهداری سیستم عبارتند از: مدیر مرکز کامپیوتر، تحلیل‌گر سیستم، برنامه‌نویس‌های اپراتورها، کارکنان مسئول اطلاعات ورودی / خروجی، کنترل کیفیت، تهیه اطلاعات، و دیگر کارکنان پشتیبانی برای یک چنین سرمایه‌گذاری سنگینی فقط یک هدف می‌تواند وجود داشته باشد و آن جلب رضایت استفاده‌کننده نهایی در داخل سازمان یا خارج آن است.

برای پاسخگویی به نیازهای استفاده‌کننده نهایی ایجاب می‌کند که برای اجرای سیستم اطلاعاتی کامپیوتری، یک روش صحیح و اصولی برای مدیریت سخت افزار، نرم افزار و تهیه اطلاعات وجود داشته باشد.

توجه به قابلیت برنامه نویس، علمی بودن طرح و نحوه تهیه سیستم‌ها و پشتیبانی مناسب از نظر نرم افزاری برای مدیریت نرم افزار خیلی پر ارزش است. تهیه اطلاعات در غالب سازمان‌ها یک حلقه ارتباطی ضعیفی است و کنترل صحیح بودن اطلاعات ورودی یک امر ضروری است (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۴).

ادامه

همچنین باید اطمینان یافت که استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی برای کارمندان آسان است و در رسیدن به اهداف سازمان به آنها کمک می‌کند. از این رو هر سازمانی که داده‌های درست، دقیق، به روز و جامع در اختیار داشته و بتواند در کمترین زمان، به داده‌های مورد نیازش دستیابی داشته باشد، موفق‌تر است و بهتر می‌تواند به اهدافش دست یابد. سه اصل وجود دارد که می‌تواند استفاده از فناوری اطلاعات را بهینه کند و از وظایف مهم مدیریت ارشد سازمان است.

امروزه با توجه به توسعه و تنوع محصول‌ها و خدمات سازمان‌ها و نیز رقابت شدید میان آنها، سازمان‌ها در معرض تحول و دگرگونی بوده، موفقیت نهایی و حتی گاهی بقای سازمان‌ها به توانایی سازمان در جذب و به کارگیری اطلاعات و دانش فناوری‌های جدید بستگی دارد تا بتوانند نوعی مزیت در سازمان خلق کنند.

بنابراین، سازمان‌ها به دنبال ایجاد و مدیریت مناسب مفهوم سیستم اطلاعاتی بوده تا اطلاعات و دانش فناوری‌های جدید را به‌موقع کسب و منتشر کرده، از آن به نحو بهینه استفاده کنند (آقایی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۲۶).

در طول ۲ دهه اخیر پیشرفت‌های شگرفی در فناوری اطلاعات به وجود آمده است که به‌طور گسترده‌ای موجب بروز تغییراتی بنیادی در امور مربوط به کسب‌وکار سازمان‌ها شده است. از آنجا که در محیط پر تغییر کنونی، سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌های امروزی با چالش‌های بسیاری مواجه هستند.

ادامه

این امر بسیار مهم و ضروری به نظر می‌رسد تا مسائل کلیدی پیش روی مدیران این واحدها شناسایی و مورد تجزیه‌وتحلیل دقیق قرار گیرد، چرا که طبق تعریف، این عوامل عبارتند از: مجموعه چالش‌های اساسی پیش روی مدیران سیستم‌های اطلاعاتی که نیاز به صرف منابع، زمان و توجه بیشتری از سوی این مدیران دارند  (آقایی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۲۶).

در واقع، می‌توان گفت که موفقیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌تواند از طریق تأثیرات آن بر نتایج و خروجی‌های سازمان اندازه‌گیری شود. محققان معتقدند که سازمان‌ها به این منظور از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند زیرا معتقدند که کاربرد سیستم‌های مذکور سبب بهبود عملکردشان خواهد شد.

سیستم‌های اطلاعاتی مجموعه‌ای از اجزای وابسته به هم می‌باشند که اطلاعات را جمع‌آوری یا بازیابی، پردازش، ذخیره و توزیع می‌کنند تا از فرایند تصمیم‌گیری و کنترل سازمان پشتیبانی کنند. سیستم‌های اطلاعاتی فراتر از رایانه‌ها هستند، استفاده مؤثر از سیستم‌های اطلاعاتی نیازمند شناخت سازمان، مدیریت و فن‌آوری اطلاعات است که شکل‌دهنده سیستم‌ها می‌باشد(تکه ئی و بندلی زاده، ۱۳۹۵: ۲۸و۲۹).

عناصر مفهوم سیستم اطلاعاتی مدیریت

با مشخص شدن اهمیت اطلاعات در عصر حاضر قبل از هر چیز به تعریف برخی از اصطلاحات پرداخته می‌شود  (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۰۸).

سیستم

سیستم، مجموعه‌ای از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت می‌کند. آنچه در تعریف واجد اهمیت است، اولاً: مفهوم کلیت، ثانیاً: روابط متقابل بین اجزاء ثالثاً وجود هدف است. یعنی سه خصلت اساسی که با گرد آمدن آنها، اطلاق واژه “سیستم” به هر موجودی امکان پذیر می‌شود.

هر سیستمی با پنج عنصر در ونداد، برون داد، تبدیل، سازو کار بازخورد و کنترل در پی تحقق هدف یا اهدافی است و حرکت آن به گونه است که درون داد به برون داد، تبدیل می‌شود.

بازخورد، داده‌هایی درباره عملکرد سیستم است و کنترل شامل نظارت و ارزشیابی بازخوردهاست به طوری که حلقه بازخورد اطلاعات را از برون داد سیستم کسب می‌کند و آن را برای ساز و کار کنترل قابل دسترسی قرار می‌دهد. ساز و کار کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به انتقال علائمی به عنصر در ونداد می‌شود تا وقتی که لازم است، سیستم عملیاتش را تغییر دهد (فتوحی و همکاران، ۱۳۹۵: ۱۳۵).

پایگاه داده‌ها

پایگاه داده‌ها جزء اصلی هر سیستم اطلاعاتی می‌باشد. که در آن امکان ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل، ترکیب، تلفیق و پردازش داده‌ها در رایانه فراهم می‌آید.؛ به گونه‌ای که با کمترین میزان اشغال فضای حافظه رایانه، سریع‌ترین و جامع‌ترین نوع پردازش بر روی‌داده‌ها و با کمترین خطای ممکن انجام پذیرد.

پس به طور خلاصه می‌توان گفت.، پایگاه داده مجموعه‌ای یکپارچه از عناصر داده‌های منطقی مرتبط است. یک پایگاه داده رکوردهای ذخیره شده در فایل‌های جداگانه را در یک ظرف مشترک داده‌ها بهم پیوند می‌دهد. تا داده‌ها را برای استفاده‌های مختلف فراهم کند. بنابراین، پایگاه داده شامل عناصر داده‌هایی است. که موجودیت‌ها و روابط میان موجودیت‌ها را توصیف می‌کنند.

اطلاعات

امروزه واژه اطلاعات به طور متداول در کارهای روزانه ما بکار می‌رود. اگر اطلاعات در دسترس نباشد. در انجام هر کاری با مشکل مواجه خواهیم شد. در صورتی که اطلاعات به صورت هدفمند. و معنی دار ارائه شود و عکس‌العمل‌های هوشمندانه‌ای در ذهن انسان برانگیزد درک انسان را روشن خواهد ساخت.

اطلاعات ویژگی‌های خاصی دارد که عبارتند از.: الف) به بازنمایی افزوده می‌شود. ب) به دانش افزوده می‌شود. و آن را به روز می‌سازد. تبدیل داده‌ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می‌شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می‌تواند شامل عناصر رایانه‌ای.، عناصر غیر رایانه‌ای با ترکیبی از آن دو باشد   (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۰۹).

سیستم اطلاعات

در یک تعریف ساده می‌توان گفت که تمام فعالیت‌هایی. را که به کمک رایانه صورت می‌پذیرد سیستم اطلاعاتی می‌گویند. از سیستم‌های سخت‌افزار پیچیده تا گزارش‌های حسابداری.، از سیستم‌های بازده قوی که موقعیت فضاپیماها را ترسیم می‌نمایند. تا داده‌های اولیه نظیر حساب‌ها و صورتحساب‌ها.، از بانک‌های اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات را جمع‌آوری می‌کند.

سامان می‌دهد، ذخیره و تلخیص می‌کند تا سیستم‌های ذخیره کنونی که از بیست سال پیش وجود داشته است.، از سیستم‌های ترکیبی جامع مدیریت مرکزی تا ترمینال‌های. از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است جملگی بیانگر سیستم اطلاعاتی است.

به عبارت دیگر یک سیستم اطلاعاتی، از نظر فنی می‌تواند. به عنوان مجموعه‌ای از اجزای به هم مرتبط، تعریف شود .که اطلاعات را به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی و کنترل در یک سازمان، جمع‌آوری یا بازیابی.، پردازش، ذخیره و توزیع می‌کند. علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی، هماهنگی و کنترل.، سیستم‌های اطلاعاتی به مدیران و کارکنان در تجزیه و تحلیل مشکلات.، تجسم موضوعات پیچیده و تولید محصولات جدید کمک می‌نمایند (دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۱۱).

مولفه های سیستم های اطلاعاتی

داشتن طرح دراز مدت

طراحی دوباره‌ی سیستم‌های اطلاعاتی مانند نوسازی شهری بزرگ است. که ساکنان آن را ترک نکرده‌اند. این کار به تلاش نیاز دارد تا کل گروه فناوری اطلاعات را بر روی اهداف اصلی شرکت. برای دوره‌ای چندساله متمرکز کند و سرمایه‌گذاری را با هدف کاهش هزینه‌ها. در کوتاه مدت هدایت کند و نیز طرحی شامل جزئیات لازم برای احیای. سیستم‌ها و ایجاد ارزش افزوده در دراز مدت ارائه دهد.

ایجاد بستری ساده و یکپارچه

به جای تکیه به سیستم اطلاعاتی عمودی که تنها به تک تک واحدهای سازمانی. به صورت مجزا سرویس می‌دهد، شرکت‌ها می‌توانند از معماری افقی اطلاعات برای ارائه‌ی خدمات. به کل سیستم بیان می شود. بیشتر سازمان‌ها سیستم‌های اطلاعاتی با ساختار پیچیده.، منفرد و بدون ارتباط باهم دارند. بدیهی است زمانی که ده‌ها نرم افزار و سخت‌افزارهای متفاوت در یک شرکت به کار گرفته می‌شوند.، هزینه‌ها افزایش می‌یابند(تقوا، ۱۳۹۲: ۱۳۱).

سازماندهی نیروهای اجرایی

به جای اینکه بخش فناوری اطلاعات به صورت یک تافته‌ی جدا بافته از بقیه‌ی قسمت‌های سازمان کار کند. یا به صورت یک مجموعه از واحدهای سازمانی با ارتباط درونی ضعیف.، فعالیت‌های خود را انجام دهد، می‌تواند. به شکل گروهی منسجم، برمبنای استانداردهای عملیاتی سازمان فعالیت کند.

مشکلات سیستم های اطلاعاتی

در سیستم‌های اطلاعاتی مشکلات زیر وجود دارد (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱: ۱۲):

۱-دریافت اطلاعات به موقع نیست.؛ در موقع لازم و درخواست فرمانده اطلاعات در دسترس او قرار نمی‌گیرد.

۲-نیاز به بازتولید مکرر اطلاعات است.

۳-اطلاعات به صورت منظم و اصولی ثبت و ضبط نمی‌شود.؛ سوابق افراد، فعالیت‌ها و تجارب در سیستم‌های اطلاعاتی مندرج و مستندسازی نمی‌شود.

۴-مسائل به‌خوبی شناسایی نمی‌شود.؛ راه‌حل‌های مشکلاتی که قبلاً رخ‌داده و تجربه‌شده است در سیستم موجود نیست.

۵-از اطلاعات استفاده مناسبی برای حل مسائل نمی‌شود.؛ مدیران قبل از آنکه به اطلاعات مراجعه کنند به دیدگاه‌ها و تجارب شخصی خود اکتفا می‌کنند.

۶سیستم‌های اطلاعاتی اثر بهینه‌ای در تصمیم‌گیری ندارد.

۷-از اطلاعات موجود در تصمیم‌گیری‌ها استفاده مناسب نمی‌شود.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

سه دسته اصلی سیستم‌های اطلاعاتی به سطوح مختلف سازمانی خدمت می‌کنند.: سیستم‌های سطح عملیاتی، سیستم‌های سطح مدیریتی و سیستم‌های سطح راهبردی. سیستم‌های سطح عملیاتی، با نگهداری اسناد فعالیت‌های پایه‌ای و تراکنش‌های. سازمان مانند فروش، دریافت‌ها، اندوخته‌های نقدی، فهرست حقوق.، تصمیم‌های اعتباری و گردش مواد در یک کارخانه، از مدیران عملیاتی پشتیبانی می‌کنند.

هدف اصلی سیستم‌های این سطح، پاسخ دادن به پرسش‌های. روزمره و ردیابی جریان تراکنش‌ها در داخل سازمان است. نمونه‌هایی از سیستم‌های سطح عملیاتی. عبارتند از: سیستمی برای ثبت پرداختی‌های بانک از دستگاه‌های خود پرداز. یا سیستمی جهت ردیابی ساعت‌های کاری کارکنان.

سیستم‌های سطح مدیریتی در خدمت نظارت، کنترل، تصمیم‌گیری، و فعالیت‌های اداری مدیران میانی هستند. پرسش اصلی که چنین سیستم‌هایی به آن می‌پردازند.، این است: آیا همه‌چیز به خوبی کار می‌کند؟ سیستم‌های سطح مدیریتی به جای اطلاعات فوری درباره عملیات.، گزارش‌های دوره‌ای فراهم می‌کنند.

در دسته‌بندی دیگری که در کتاب سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت انجام شده.، در تعریفی دیگر سیستم‌های اطلاعاتی به طور کلی به شش دسته تقسیم شده است.(دهنوی و صادقی، ۱۳۹۵: ۱۱۱):

۱- سیستم‌های اطلاعات مدیریت.

۲- سیستم‌های اطلاعات پردازش عملیات (رخدادها).

۳-سیستم‌های اطلاعات تصمیم یار.

۴- سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبانی مدیران عالی (ارشد).

۵- سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبانی گروه کار.

۶- سیستم‌های اطلاعاتی خبره.

منابع